La matrice di Eisenhower per gestire importanza ed urgenza
Per coloro che hanno uno spirito indomito è importante riuscire in ogni impresa, per questo la gestione del tempo diventa fondamentale. Se riesci ad acquisire una buona gestione degli attimi della tua vita saprai dominare qualsiasi cosa e potrai dirti un vero guerriero! Come Ragnar Lothbrook aspettava il momento giusto per entrare in battaglia, tu saprai come gestire le priorità della tua vita per avere successo sul lavoro e in ogni attività quotidiana.
La gestione del tempo è tipica di un vero e proprio guerriero: solo chi ha la capacità di focalizzare i propri pensieri può pensare a un processo di organizzazione e pianificazione delle priorità che sia strutturata in modo da utilizzare tutte le risorse disponibili.
A cosa serve avere una gestione di importanza e urgenza? Serve per eccellere in ogni singolo attimo, per utilizzare tutte le risorse disponibili con lo scopo preciso di aumentare:
- Efficienza;
- Produttività.
Serve inoltre a ridurre gli imprevisti e lo stress. Se sei una persona eclettica e intelligente non è facile per te acquisire uno schema mentale che ti permetta di mantenere concentrazione e focalizzazione ma devi riuscirci! Guerriero, disciplina la tua mente così come il corpo e impara a gestire ogni attimo della tua vita in modo proficuo.
Non esistono regole scritte capaci di dare un boost alla propria efficienza da sole e nessuno vuole proporti parole magiche per raggiungere i tuoi obiettivi: l’unica cosa che possiamo fare è darti un metodo per concretizzare il fuoco che hai dentro, una lente di ingrandimento per concentrare le tue energie. Devi acquisire una forma mentale vincente e la matrice di Eisenhower può essere un ottimo modo per disciplinare la mente, renderti più efficiente e capace di gestire stress ed emozioni.
Quali problemi si possono evitare con una corretta gestione delle urgenze?
La pianificazione serve a qualsiasi guerriero, nessun grande eroe è diventato tale gettandosi nella mischia senza valutazioni. Per questo è importante che tu possa procedere a un percorso di automiglioramento acquisendo una skill davvero importante come quella di una corretta gestione delle priorità all’interno del tempo.
I problemi principali che una scorretta gestione delle priorità porta è:
- Rimanere sempre in affanno nel lavoro;
- Incapacità di mettere in pratica le attività quotidiane.
- Una pianificazione del futuro incerta e imprecisa.
Tutto questo comporta l’impossibilità di raggiungere realmente i propri obiettivi sia di vita che lavorativi. Se non vuoi affrontare tutte queste problematiche e non vuoi ritrovarti davanti a una montagna insormontabile di priorità scartate dovresti imparare come gestire le urgenze grazie alla matrice di Eisenhower. Quello che devi fare è realizzare la tua lista in maniera del tutto oggettiva pensando davvero a ciò che deve essere fatto senza pensare a nessuna scorciatoia possibile.
Fai una lista delle priorità e applica la matrice di Eisenhower
È arrivato finalmente il momento di guardarci faccia a faccia e di acquisire delle skill pratiche, ecco quindi dei consigli che possono tornarti davvero utili per costruire il tuo futuro. La prima cosa importante da fare è quella di acquisire l’abilità di produrre delle liste con una gestione delle priorità.
In questo modo saprai quanto tempo dedicare a ognuna di esse e quali vanno svolte con priorità assoluta, quando sei sveglio, attento e sicuro di finire entro il tempo limite stabilito. Con questo tipo di matrice è possibile aumentare a dismisura la propria produttività e riuscire in quello che fino ad oggi sembrava essere una mera chimera.
Iniziamo con il dirti che all’interno di una to do list non è sempre facile stabilire in maniera univoca quali sono le priorità e le urgenze ed è per questo che la matrice di Eisenhower, approfondita poi da Covey, può esserti di aiuto. Questo sistema di gestione si basa esclusivamente su criteri oggettivi.
Ma chi era Dwight D. Eisenhower? Era il 34° presidente USA, un combattente e un generale decorato della II Guerra Mondiale! Qualcuno a cui un vero guerriero può aspirare senza nessun problema.
I quattro cardini della matrice di Eisenhower
Una lista creata secondo questa matrice non ti servirà solo ed unicamente a organizzare la tua giornata ma sarà utilissima per focalizzare le tue energie e per avere un piano di attacco. Solo così potrai avere una strategia capace di portarti alla soddisfazione personale piena in qualsiasi tipo di attività tu stia svolgendo.
Vediamo allora quali sono i punti fondamentali della matrice:
- Urgente e importante: queste sono le cose da fare che non sono delegabili in nessun caso e che devono essere svolte nel più breve tempo possibile all’interno dell’arco giornaliero.
- Importante ma non urgente: queste sono le azioni e le controreazioni che devono essere schedulate e possono essere portare avanti in un secondo momento.
- Non importanti ma urgenti: le azioni non importanti sono tutti quei task che devono essere portati avanti urgentemente ma che possono essere delegate ad altri.
- Non urgente e non importante: questi sono i compiti che possono, tranquillamente, essere svolti per ultimi e che nell’arco della programmazione hanno un secondo piano completo.
Può sembrare banale da dire ma stabilire in maniera oggettiva, magari al risveglio, una scaletta di attività secondo questo schema fa diventare ogni singolo task molto più semplice da eseguire e ti permette di non sprecare energie e risorse di tempo su qualcosa che puoi tranquillamente delegare o lasciare in secondo piano.
Infine, se tendi a pensare troppo o sei un perfezionista potresti avere problemi a iniziare task importanti ma la matrice di Eisenhower ti aiuterà a focalizzare le energie e le risorse di tempo e mentali per arrivare là dove vuoi arrivare e costruire un futuro luminoso.
Come definire le attività urgenti e quelle importanti
Adesso che abbiamo visto come è formata la nostra matrice vediamo anche come definire tra le attività urgenti e tra le attività importanti. Solo in questo modo potrai avere tutto ancora più chiaro e definire i tuoi piani di battaglia in modo efficiente.
Le attività urgenti sono quelle che richiedono immediatamente la tua attenzione. Le devi svolgere subito e se entro un piccolo lasso di tempo non lo porti a termine ci saranno delle conseguenze precise e definibili in maniera oggettiva. Ricordati queste attività:
- Non possono essere evitate;
- Ti procurano tantissimo stress;
- Devono essere concluse a breve giro.
Le attività importanti sono quelle che hai pianificato per raggiungere obiettivi a lungo termine sia in campo lavorativo che di vita quotidiana. Ecco quali sono ed ecco perché ti serve davvero utilizzare tutte le tue risorse di tempo ed energia per raggiungerle.
La to do list con la matrice di Eisenhower un piccolo modo per barare
“Quando il gioco si fa duro i duri incominciano a giocare”, hai mai sentito questa espressione? Se ti ci rivedi devi anche tener conto che una buona to do list giornaliera, settimanale o mensile ti permette di barare. Quale guerriero non ha mai barato? Una finta, portata avanti in un duello, non è disonorevole ma un modo per avere un vantaggio ecco perché avere una lista di tutto quello che si deve fare può essere un modo giusto per svicolare un po’… come? Vediamolo subito.
Se hai un lavoro che ti sembra insormontabile, puoi passare direttamente a quello successivo e avere nello stesso tempo la sensazione di aver compiuto un lavoro: come? La tua lista di cose da fare si accorcerà di qualcosa e tu avrai eliminato la sensazione di fastidioso vuoto che l’inattività può darti.
Inoltre, avendo bene in mente le priorità saprai disciplinare la mente a ritornare indietro a quel problema insormontabile per risolverlo in giornata, nella settimana o nel mese e così riuscire a rispettare, lo stesso, tutte le scadenze prioritarie mantenendoti sempre in linea con l’efficienza. La matrice di Eisenhower diventa così un sistema vincente per riuscire a mantenersi sempre efficaci sia nella vita quotidiana che sul lavoro e così strutturare una forma di pensiero vincente che sappia essere pianificatrice e disciplinata senza diventare robotica. Impara a gestire, all’interno di una comfort zone, tutte le tue emozioni e il tuo nuovo modo di pensare e avrai un successo insperato se riuscirai davvero ad essere onesto e oggettivo con le tue urgenze e farai di tutto per raggiungere gli obiettivi più importanti.
Conclusione
Un vero guerriero non indietreggia mai davanti ai propri impegni e agli ostacoli che la vita gli mette davanti. Ognuno di noi è artefice del proprio destino e la matrice di Eisenhower può essere una skill in più da inserire nel proprio arco per capire come gestire priorità e urgenze nella propria carriera e nella propria vita.
Esclusivamente in questo modo è possibile eccellere, acquisendo una mentalità vincente e pianificatrice capace di utilizzare al meglio le due risorse più importanti della vita (e allo stesso tempo scarse):
- Il tempo;
- Le energie mentali.
Non è possibile fare nulla di davvero importante se non si riescono a gestire queste due grandi incognite della propria vita. Queste energie sono uguali per tutti, ci mettono tutti sullo stesso piano e solo imparando a gestirle si può riuscire a eccellere davvero.
